Besparing door inkoop

Significante besparing door efficiënte en effectieve inkoop

De opdrachtgevers

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en DUO.

DUO is de uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid voor het onderwijs. DUO financiert en informeert onderwijsdeelnemers en onderwijsinstellingen en organiseert examens. DUO is een uitvoerende dienst van OCW

 

Situatie

Veel overheidsinstanties met gedecentraliseerde inkooporganisaties laten kansen liggen bij het inkoopproces. Het proces kan vaak effectiever en efficiënter verlopen, zo ook bij OCW. In de ministerraad werd al tijden uitvoerig gesproken over het betaalgedrag van de Rijksoverheid en hoe het beter kon. Binnen OCW vertoonde DUO het beste betaalgedrag. ‘Door het betaalgedrag van DUO naar een nog hoger niveau te brengen, en dit niveau vervolgens toe te passen bij de rest van OCW realiseren we een gestroomlijnd proces’ was de visie vanuit OCW. Binnen DUO verwerkt men 30.000 facturen op jaarbasis en  80.000 binnen geheel OCW. Voorbeelden van inkopen binnen OCW zijn kantoormaterialen, certificaten, rijksmonumenten, maar ook het onderhoud van gebouwen en kunst wordt ingekocht.

Aanpak

Na een korte voorstudie schrijft Zest een blauwdruk voor een centraal bestel- en betaalplatform en stemt deze naar tevredenheid af met de organisatie. Het document bevat naast een uitgewerkte visie – Waar moet de organisatie naartoe groeien? – een robuuste procesbeschrijving voor de verbetering en implementatie zodat het binnen geheel OCW toepasbaar is. Het project krijgt goedkeuring en er wordt snel geschakeld. De ideeën verwoord in het advies moeten ook daadwerkelijk geïmplementeerd worden binnen de organisatie. Zest Overheid begeleidt en ondersteunt hierin.

Er is gekozen voor een voorzichtige, beheerste uitrol binnen de organisatie: eerst gaat een kleine kern binnen de organisatie over, daarna de budgethouders, vervolgens pas de rest van de organisatie. Voordeel is dat er hierdoor veel grip blijft op het verandertraject. Nadeel van deze gecontroleerde uitrol is dat het op het moment zelf voor meer werk zorgt en de wenperiode vergroot. Ondanks dat door OCW de uitrol beheerst plaatsvond middels een uitgebreid trainingsprogramma waarin de diverse functies, betrokkenen en het gebruik uitvoerig behandeld werden, zijn de gevolgen van een dergelijke uitrol – een stukje verandermanagement – onvermijdelijk. In de beginfase van de uitrol waren de betaalgedragcijfers dan ook iets lager dan normaal. Maar…

 

Resultaat

De 5 agentschappen en het kerndepartement OCW zijn succesvol overgegaan op het centrale bestel- en betaalplatform binnen DUO. Hierbij is meer dan 95% van de ideeën van het initiële plan van aanpak daadwerkelijk gerealiseerd. Het agentschap Inspectie voor Onderwijs was eerst de minst nette betaler, nu is hun betaalgedrag 5-10% hoger dan dat van DUO zelf!

Zest heeft vanuit een best practice invalshoek naar de processen bij DUO gekeken. Hoe zijn de organisatie en haar ondersteunende systemen ingericht? Al snel kwam een aantal SAP verbeteringen naar voren. Van de 80.000 facturen was een groot deel nog papier. Zest heeft deze zo vroeg mogelijk in het proces gedigitaliseerd. Informatie, gedachtegangen die hier al over aanwezig waren binnen OCW maakten deel uit van het plan. De ideeën werden vertaal, aangevuld en uitgevoerd.

 

Het nieuwe bestel- en betaalsysteem is volop in gebruik. De onderhoudskosten zijn we geminimaliseerd door de duurzame oplossing. Resultaat: minder inhuur van externen. Wat ook betekent dat Zest niet meer nodig is. Voor nu.

Contact

Vul uw gegevens in en wij nemen contact met u op.

Meer informatie

Neem contact met ons op voor meer informatie. We helpen u graag verder.