Beter vooruitkijken en plannen

LEAN PORTFOLIOMANAGEMENT

Dit project is een mooi voorbeeld van Zest Project Excellence

Na een organisatietransformatie waarbij een kanteling is gemaakt van een IT- naar een Business gedreven besturingsmodel met agile teams heeft een van onze Zesters als Interim Portfoliomanager een klant in de zorgsector versterkt om samen met een nieuw team van enthousiaste Senior Product Owners de gezamenlijke prioritering van de IV Portfolio aan het rollen te krijgen. En dat lijkt te lukken ook. Hoe kijkt deze Zester zelf aan tegen deze rol?

‘Er zijn drie uitdagingen waarvoor Zest is gevraagd.’

Uitdaging #1
De Senior Product Owners helpen met het opzetten van een rolling portfolio
Bij een rolling portfolio plannen we alle projecten 6 kwartalen vooruit. Met welke initiatieven voegen we de meeste waarde toe? Het portfolio heet rolling, omdat we ieder kwartaal bijsturen. Eerder werkten we met een jaarplan. Dan legden we in december alle projecten voor het komende jaar vast. De verandering die we nu doormaken is dus best groot. We sturen ieder kwartaal bij door terug te blikken op het afgelopen kwartaal; wat hebben we geleerd en wat betekent dit voor het komende kwartaal?

Voor het vaststellen van een rolling portfolio is er – ook nieuw voor de organisatie – het PI-event dat we ieder kwartaal organiseren. Dat is een dag waarop we met elkaar aan de slag gaan met het rolling portfolio. We kijken naar de lange termijn. En we zoomen in op het komende kwartaal: de planning en taakverdeling werken we op detailniveau uit. Het is mijn rol om het geheel te overzien en een prioriteringsadvies aan het CMT uit te brengen.

Uitdaging #2
Portfoliomanagement verbeteren met een nieuwe tool
Je kunt alleen transparant zijn en de juiste keuzes maken, als je de goede informatie voorhanden hebt. Prioriteren lijkt eenvoudig, maar er zit een hele wereld aan informatie achter. Om die informatie te verzamelen, is de nieuwe tool “Fortes” geintroduceerd. Daarmee kunnen we veel beter bijhouden wat er in onze projecten gebeurt. Hoe ver zijn we? Waar moeten we rekening mee houden? Het is de bron van onze rapportages.

De verbetering die hierdoor zichtbaar is? We richten ons erop om in een heel vroeg stadium de afhankelijkheden en risico’s inzichtelijk te krijgen. Van heel klein tot enorm groot. Zo kunnen we veel beter zien wat er op ons af gaat komen. Vergeet niet: afhankelijkheden tussen verschillende business teams blijven altijd bestaan. Die afhankelijkheden moeten we goed besturen. Je kunt het voor je zien als een strokenplanning waarin je aangeeft waar de afhankelijkheden zitten. Eerst op hoofdlijnen en voor het komende kwartaal heel precies. Uitzoomen. Inzoomen. Anticiperen.

Uitdaging #3
Beter vooruitkijken en plannen – Minder ad-hoc gestuurd
Op het laatste moment verrast worden, dat gebeurde in het verleden nog weleens. Dan wisten we wel dat er iets moest gebeuren, maar we planden het niet in. Op het laatste moment moest er geschoven worden met mensen en middelen om onze doelen nog te bereiken binnen de afgesproken tijd. Dat willen we in de toekomst voorkomen. Mijn wens is dat we veel beter vooruitkijken met zijn allen. Goede kwaliteit van informatie en onderlinge verbanden zien. Dat hoort bij mijn rol als portfoliomanager en eigenlijk bij iedereen. En als ik nu al zie hoeveel betrokkenheid en enthousiasme er is, dan heb ik er veel vertrouwen in.

Zestgroup & Zesters
Management of Portfolios (MoP®) is een kencompetentie van Zestgroup en de Zest Academy en benadert management van projecten en programma’s vanuit een strategisch perspectief. Het behalen van een zo goed mogelijk resultaat uit veranderende initiatieven is essentieel voor elke organisatie. MoP® geeft managers de juiste tools om portfolio’s en projecten te managen met de juiste planning en prioriteiten.
De Zester creëert een aanpak die wordt aangepast aan de specifieke situatie van de klant. Met alle betrokken partijen wordt rekening gehouden. De partners in de keten, de medewerkers en hun verschillende culturen en de klanten.

"Je kunt alleen transparant zijn en de juiste keuzes maken, als je de goede informatie voorhanden hebt."

Meer weten?

Neem contact op

Schrijf je in voor onze

Nieuwsbrief

VISIT US

Lorentzlaan 3
3401 MX IJsselstein

POSTAL ADDRESS

Postbus 294
3400 AG IJsselstein

TELEPHONE

+31 (0)30 687 46 31
Mo-fr 8.30 AM - 5 PM

Confidental Infomation