Privacyverklaring voor Sollicitanten

Inleiding

Wij willen als organisatie aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voldoen. Ook vinden wij het belangrijk om jou als sollicitant informatie te geven over:

  • De persoonsgegevens die wij van jou verwerken.
  • De manier waarop wij dat doen.
  • De verstrekking van gegevens aan anderen binnen of buiten Europa.
  • Hoe lang wij jouw gegevens bewaren.
  • Hoe wij deze gegevens beveiligen.

Daarnaast willen wij je via deze privacyverklaring informeren over jouw rechten. Tot slot willen wij je laten weten bij wie je terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten. Wij vragen je deze informatie goed door te lezen.

Belangrijke definities en Basisbeginselen

Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon. Voor jou betekent dit dat die informatie direct over jou gaat of deze informatie naar jou te herleiden is. Dit kan bijvoorbeeld over jouw naam, geboortedatum en adres gaan, maar ook jouw personeelsnummer, zakelijke e-mailadres of zakelijke telefoonnummer.

Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met jouw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip. Handelingen die er in ieder geval onder vallen, zijn: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

De primaire basisbeginselen bij het verwerken van persoonsgegevens zijn:

  • Doelbinding: gegevens mogen alleen worden verwerkt voor een welbepaald en uitdrukkelijk omschreven doel. Dit betekent dat van tevoren bedacht moet zijn waarom gegevens verwerkt moeten worden (doel) en welke gegevens daarvoor noodzakelijk (noodzakelijkheidsprincipe: subsidiariteit en dataminimalisatie) zijn.
  • Grondslag: voor elke gegevensverwerking moet een grondslag zijn. Een grondslag is een term uit de wetgeving. In de wet staan een aantal grondslagen benoemd. Alleen wanneer we gebruik kunnen maken van één van deze grondslagen, mogen we gegevens verwerken.
  • Proportionaliteit: dit beginsel houdt in dat de inbreuk op de belangen van de bij de verwerking van persoonsgegevens van betrokkene niet onevenredig mag zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel.
  • Rechten: betrokkenen hebben rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die over hen verwerkt worden. Dit betreft het recht op informatie dat en wat er verzameld wordt, op inzage, een afschrift, aanvulling, correctie, verwijdering en onder de AVG ook van verzet.
  • Subsidiariteit: gekeken moet worden of het doel van de verwerking ook op een andere manier kan worden bereikt die minder/geen inbreuk maakt op de privacy.
  • Transparantie: betrokkenen van wie gegevens worden verwerkt, moeten weten welke persoonsgegevens er van hen worden verwerkt, met welk doel (eventueel waar) en hoe zij gebruik kunnen maken van hun rechten.
  • Verantwoordelijkheid: degene die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens moet verantwoording afleggen over het nemen van maatregelen die uitvoering geven aan de basisbeginselen m.b.t het verwerken van persoonsgegevens.
  • Zorgvuldigheid: er dient ‘netjes’ te worden omgegaan met de gegevens. Dit heeft enerzijds betrekking op het nemen van beveiligingsmaatregelen en anderzijds op meer organisatorische en cultuurkenmerken van het omgaan met gegevens.

Deze Privacyverklaring geldt voor Zestgroup BV en aan haar gelieerde ondernemingen, hierna gezamenlijk te noemen als ‘Zestgroup’.

Grondslagen waarop wij volgens de wet jouw gegevens mogen verwerken

Wij verwerken jouw gegevens om één of meerdere van de volgende redenen, zoals in de wet genoemd:

  • Om te kunnen beslissen of wij een arbeidsovereenkomst met jou willen aangaan.
  • Voor het sluiten en/of uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.
  • Om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht).
  • Omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt).
  • Een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er voor jou acute zorg nodig is).
  • Wij hebben jouw duidelijke en ondubbelzinnige toestemming nodig voor bepaalde handelingen.

Verplichting om gegevens te verstrekken

Je bent verplicht ons de gevraagde gegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die gegevens te verwerken om bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Je kunt in die gevallen niet weigeren om de gegevens te verstrekken. Doe je dat wel, dan kan dat betekenen dat wij jou niet in dienst nemen of je geen gebruik kunt maken van bepaalde voorzieningen.

De gegevens die wij van jou verwerken

Wij verwerken alleen de volgende gegevens van jou:

  • Jouw naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en andere gegevens die wij nodig hebben om met jou te kunnen communiceren, zoals jouw e-mailadres.
  • Gegevens over door jou gevolgde opleidingen, cursussen en stages.
  • Gegevens over de functie waarnaar je solliciteert en je motivatie om hiernaar te solliciteren.
  • Gegevens betreffende de aard en inhoud van jouw huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan.
  • Gegevens over de aard en inhoud van de vorige banen die je hebt gehad en over de beëindiging van die banen.
  • Andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door jou zijn verstrekt of die jou bekend zijn, zoals bijvoorbeeld de referenties.
  • Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet.

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

  • De beoordeling van jouw geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen.
  • De interne controle en de bedrijfsbeveiliging.
  • De uitvoering of toepassing van een wet.

Bij de uitnodiging voor het eerste (kennismaking) gesprek zullen wij je toestemming vragen om de gegevens te mogen opslaan en te mogen verwerken. Wij slaan de gegevens op in het aan te maken personeelsdossier. Besluit jij of wij op een gegeven moment om de sollicitatie stop te zetten, dan verwijderen wij de gegevens en vragen wij jou alleen om je naam en geboortedatum nog 6 maanden te mogen bewaren, om zo zeker te weten dat we je niet nogmaals onnodig benaderen. Besluiten we om verder te gaan en uiteindelijk een arbeidsovereenkomst aan te gaan, dan blijven de gegevens in het dossier (zie ook hierna de details voor werknemer). Tijdens de sollicitatieprocedure worden er geen vragen gesteld over de gezondheid en het verzuim. Mochten er redenen zijn die een toekomstige inzet bij een klant mogelijk kunnen beperken, dan gaan wij ervan uit dat die door jou gemeld worden.

Het bewaren van jouw persoonsgegevens

Bij het bewaren van persoonsgegevens is ons uitgangspunt dat wij gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze verwerkt hebben. Voor zover die er zijn nemen wij de wettelijke bewaartermijnen in acht. Gegevens kunnen door ons langer bewaard worden wanneer wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben (bijvoorbeeld wanneer er een juridische procedure loopt of is aangekondigd en wij ons moeten kunnen verweren).

Het beveiligen van jouw persoonsgegevens

De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Wij stellen dit ook periodiek bij wanneer dit nodig is.

Onderdeel van de beveiliging is ook de melding en afhandeling van datalekken. Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens, waarbij persoonsgegevens (blijvend) verloren zijn gegaan, of onrechtmatige verwerking redelijkerwijs niet is uit te sluiten.

Wil je omtrent beveiliging in het algemeen en datalek afhandeling specifiek meer informatie, bekijk dan ons informatiebeveiligingsbeleid.

Jouw rechten

Je hebt op grond van de AVG het recht om ons ten aanzien van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te vragen om:

  • Inzage in jouw gegevens (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van de managers en anderen).
  • Een kopie van jouw gegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van jouw manager(s) of anderen binnen onze organisatie).
  • Informatie te ontvangen over de verwerking van jouw gegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring, maar misschien heb je nog vragen die hiermee niet beantwoord worden).
  • Informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt.
  • Onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt.
  • In bepaalde gevallen om jouw gegevens te laten verwijderen.
  • In bepaalde gevallen om de gegevens die wij van jou verwerken te laten “beperken” (let wel: wij streven er naar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie)).
  • In bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen het gebruik van jouw gegevens.
  • Als je de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer gegevens door jou zijn aangemaakt en je daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, en als de gegevens digitaal worden verwerkt: om jouw gegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze gegevens op die manier aan een andere partij over te laten dragen.
  • Een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. We stellen het in dit geval wel op prijs als je eerst contact met ons opneemt om te kijken of we jouw klacht kunnen oplossen.

Als je een beroep wilt doen op jouw rechten, kun je contact opnemen met de contactpersonen die in deze privacyverklaring genoemd worden. Als wij goede redenen hebben om jouw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is.

Contactpersonen

Met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met:

Aanpassing van de privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij u daarvan op de hoogte brengen.

Datum van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van 22 mei 2018.

Want to know more?

More information, contact, apply; we'd love to hear from you!